فرض کنید شما به عنوان حسابدار یک شرکت بازرگانی مشغول به کار شده اید و شرکت شما مقداری کالا خریداری کرده و تحویل انبار شرکت داده است. برای ثبت این رویداد چه مدارک و مستنداتی نیاز خواهید داشت؟ هنگام ثبت خرید کالا به کدام مورد از آنها باید توجه کرد؟ آیا بدون وجود اسناد مثبته می توان ثبتی انجام داد؟ و یا برای ثبت می توان به رسید انباردار اکتفا نمود؟ چه مدارکی تحقق خرید یک کالا را نشان می دهد؟ یکی از اسناد و مدارکی که حسابداران برای ثبت رویدادهای مالی در دفاتر به آن نیاز دارند اسنادی هستند که صحت وقوع رویدادهای مالی را به صورتی قابل اتکا اثبات کند. در حسابداری به این اسناد و مدارک، اسناد و مدارک مثبته گفته می شود که مبنای ثبت رویدادهای مالی است، پس برای ثبت هر رویداد مالی در دفاتر باید اسناد و مدارک مربوط به آن در دست باشد. نکتۀ مهم این است که این اسناد باید روشن، واضح و معتبر باشند تا حسابداران و سایر اشخاص بتوانند به آنها اتکا کنند. از این رو چنین اسنادی به انضمام سایر اسناد و مدارک حسابداری برای مراجعات و رسیدگ یهای آتی در محل مناسبی بایگانی و نگهداری م یشوند. معمولاً این اسناد و مدارک شکل ثابت و معیّنی ندارد و بسته به نیاز طراحی م یشوند. برگ درخواست خرید، فرم استعلام بها، فاکتور فروش، رسید انبار و نظیر آنها نمون ههایی از اسناد و مدارک مثبته خرید کالا هستند.
